Datenschutzbestimmungen

vinitor software solutions e.U.

Stand: Februar 2026

1. Verantwortlicher und Kontaktdaten

1.1 Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

vinitor software solutions e.U.
Wildbergstraße 18/27/06
4040 Linz, Österreich

E-Mail: [email protected] Website: www.vinitor.app

1.2 Datenschutzanfragen

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an:

E-Mail: [email protected]

2. Übersicht über die Datenverarbeitung

2.1 Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Plattform und unserer Dienste sowie zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Betroffenen oder wenn die Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2.2 Arten der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Bestandsdaten: Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
Vertragsdaten: Vertragsgegenstand, Laufzeit, Zahlungsinformationen
Nutzungsdaten: Zugriffszeiten, aufgerufene Seiten, verwendete Funktionen
Kommunikationsdaten: E-Mail-Inhalte, Supportanfragen
Standortdaten: GPS-Koordinaten bei Nutzung der mobilen App (sofern aktiviert)
Mitarbeiterdaten: Daten der Mitarbeiter unserer Kunden im Rahmen der Plattformnutzung
Zahlungsdaten: Zahlungsinformationen (verarbeitet durch Stripe)

2.3 Kategorien betroffener Personen

Kunden (Betriebsinhaber, Administratoren)
Mitarbeiter der Kunden (Feldarbeiter, Weingartenleiter, Büropersonal)
Website-Besucher
Interessenten und Geschäftspartner

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

Verarbeitungszweck	Rechtsgrundlage
Vertragserfüllung (Bereitstellung der Dienste)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Abrechnung und Zahlungsabwicklung	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Gesetzliche Pflichten (Buchführung, Steuern)	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Berechtigte Interessen (IT-Sicherheit, Weiterentwicklung)	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Einwilligung (z.B. Newsletter, GPS-Tracking)	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

4. Datenverarbeitung im Einzelnen

4.1 Registrierung und Kundenkonto

Bei der Registrierung erheben wir:

Firmenname und Rechtsform
Name der Kontaktperson
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Anschrift
Branche und Betriebsgröße (Hektarfläche)

Diese Daten sind zur Begründung und Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4.2 Nutzung der Web-Plattform (Dashboard)

Bei der Nutzung des Webdashboards werden automatisch erfasst:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit der Zugriffe
Browser-Typ und -Version
Betriebssystem
Referrer-URL
Aufgerufene Seiten und Funktionen

Diese Daten werden zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und zur Verbesserung unserer Dienste verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.3 Nutzung der mobilen App

4.3.1 Allgemeine App-Nutzung

Bei der Nutzung der mobilen App werden neben den unter 4.2 genannten Daten erfasst:

Geräte-ID und -Typ
Betriebssystem und Version
App-Version
Spracheinstellungen

4.3.2 GPS-Standortdaten

Die Erfassung von GPS-Standortdaten erfolgt nur bei ausdrücklicher Aktivierung durch den Nutzer. Bei aktiviertem GPS-Tracking werden erfasst:

GPS-Koordinaten (Längen- und Breitengrad)
Zeitstempel der Standorterfassung
Genauigkeitswerte
Zuordnung zu Aufgaben und Tätigkeiten

Hinweise:

GPS-Daten werden zur Arbeitszeiterfassung und Dokumentation von Tätigkeiten verwendet
Die Aktivierung erfolgt bewusst durch den Nutzer
Der Nutzer kann das GPS-Tracking jederzeit deaktivieren
Die Verarbeitung erfolgt auf Basis der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) bzw. zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

4.4 Mitarbeiterverwaltung (Auftragsverarbeitung)

Unsere Kunden können im Rahmen der Plattformnutzung Daten ihrer Mitarbeiter erfassen und verwalten:

Name der Mitarbeiter
Kontaktdaten
Arbeitszeiten und Tätigkeiten
Standortdaten (bei GPS-Nutzung)

In diesem Fall agiert der Kunde als Verantwortlicher und Vinitor als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach den Weisungen des Kunden im Rahmen eines gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrages.

4.5 Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister:

Stripe, Inc. 510 Townsend Street San Francisco, CA 94103, USA

Bei der Zahlungsabwicklung werden an Stripe übermittelt:

Rechnungsadresse
Zahlungsinformationen (Kreditkartendaten, SEPA-Daten)
Rechnungsbeträge

Stripe verarbeitet diese Daten als eigenständiger Verantwortlicher. Die Datenschutzerklärung von Stripe finden Sie unter: https://stripe.com/privacy

Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Wir weisen darauf hin, dass das Datenschutzniveau in den USA nach Auffassung der EU-Kommission nicht dem der EU entspricht.

4.6 E-Mail-Kommunikation

Für den Versand von E-Mails (Transaktionsmails, Benachrichtigungen) nutzen wir ggf. externe Dienstleister. Dabei werden E-Mail-Adresse und Nachrichteninhalt verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4.7 Support-Anfragen

Bei Support-Anfragen über unser Ticketsystem (Jira Service Desk) werden erfasst:

Name und E-Mail-Adresse
Anfrageninhalt
ggf. Anhänge und Screenshots

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. auf Basis berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Hosting und technische Infrastruktur

5.1 Cloudflare

Unsere Webanwendungen werden über Cloudflare gehostet und geschützt:

Cloudflare, Inc. 101 Townsend St. San Francisco, CA 94107, USA

Cloudflare verarbeitet zur Bereitstellung der Dienste und zum Schutz vor Angriffen automatisch bestimmte technische Daten. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Datenschutzerklärung von Cloudflare finden Sie unter: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/

5.2 Backend-Infrastruktur

Die Anwendungsdaten werden auf Servern in der Europäischen Union gespeichert.

6. Kartendienste

6.1 Google Maps

Für die Darstellung von Karten und Weingartenpolygonen nutzen wir Google Maps:

Google LLC 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA

Bei der Nutzung von Google Maps werden an Google übermittelt:

IP-Adresse
Standortdaten (bei Nutzung der Kartenfunktion)
Interaktionen mit der Karte

Die Datenschutzerklärung von Google finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) zur Bereitstellung der Kartenfunktionalität.

7. Datenweitergabe an Dritte

7.1 Grundsatz

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur:

soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist
wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind
wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben
an beauftragte Auftragsverarbeiter

7.2 Kategorien von Empfängern

Zahlungsdienstleister (Stripe)
Hosting- und Infrastrukturanbieter (Cloudflare)
E-Mail-Dienstleister
Support-Dienstleister (Atlassian/Jira)
Kartendienste (Google)
Behörden (soweit gesetzlich erforderlich)
Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (soweit erforderlich)

8. Datenübermittlung in Drittländer

Einige der von uns eingesetzten Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), insbesondere in den USA.

Für Datenübermittlungen in Drittländer nutzen wir folgende Garantien:

Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission, soweit vorhanden

Wir weisen darauf hin, dass in Drittländern wie den USA ein geringeres Datenschutzniveau als in der EU bestehen kann. Auf Anfrage stellen wir Ihnen Kopien der abgeschlossenen Standardvertragsklauseln zur Verfügung.

9. Speicherdauer und Löschung

9.1 Grundsatz

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

9.2 Speicherfristen im Einzelnen

Datenkategorie	Speicherdauer
Vertragsdaten	Dauer des Vertragsverhältnisses + 7 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
Rechnungsdaten	7 Jahre (§ 132 BAO)
Nutzungsdaten (Logs)	90 Tage
GPS-Standortdaten	Dauer des Vertragsverhältnisses + 30 Tage nach Vertragsende für Export
Support-Anfragen	3 Jahre nach Abschluss des Tickets
Bewerberdaten	6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens

9.3 Löschung nach Vertragsende

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses hat der Kunde 30 Tage Zeit, seine Daten zu exportieren. Nach Ablauf dieser Frist werden die Kundendaten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

10.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies umfasst Informationen über Verarbeitungszwecke, Kategorien von Daten, Empfänger und Speicherdauer.

10.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

10.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.

10.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, z.B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten.

10.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

10.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, sofern die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht.

10.7 Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

10.8 Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Österreichische Datenschutzbehörde Barichgasse 40-42 1030 Wien Telefon: +43 1 52 152-0 E-Mail: [email protected]Website: www.dsb.gv.at

11. Datensicherheit

11.1 Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS/SSL)
Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepte
Regelmäßige Sicherheitsupdates
Backup-Verfahren
Schulung der Mitarbeiter

11.2 Keine absolute Sicherheit

Trotz aller Sicherheitsmaßnahmen kann keine absolute Sicherheit bei der Datenübertragung über das Internet garantiert werden. Wir empfehlen, sensible Informationen nur über verschlüsselte Verbindungen zu übermitteln.

12. Cookies und Tracking

12.1 Einsatz von Cookies

Unsere Website und Webanwendung verwenden Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

12.2 Arten von Cookies

Technisch notwendige Cookies: Diese Cookies sind für den Betrieb der Website und die Anmeldung erforderlich. Sie werden auf Basis berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) gesetzt.
Analyse-Cookies: Sofern wir Analyse-Cookies einsetzen, erfolgt dies nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

12.3 Cookie-Einstellungen

Sie können die Speicherung von Cookies in Ihren Browser-Einstellungen einschränken oder deaktivieren. Bereits gespeicherte Cookies können Sie jederzeit löschen. Bei Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität der Website eingeschränkt sein.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes anzupassen. Über wesentliche Änderungen werden wir Sie per E-Mail oder über das Dashboard informieren.

Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website unter www.vinitor.app/datenschutz abrufbar.

14. Kontakt

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

vinitor software solutions e.U. E-Mail: [email protected]

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Noch Fragen? Wir unterstützen Sie gerne!

Geschäftsführer und Verkaufsleiter

Lukas Kurz

Email.: [email protected]